L’Ordre des ingénieurs forestiers du Québec (ci-après « Ordre », « Nous ») reconnaît l’importance d’assurer la protection des renseignements personnels qu’il recueille via son site Internet ou par tout autre moyen technologique et prend toutes les mesures raisonnables et propres à assurer leur protection contre la perte accidentelle, l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisée de ceux-ci. À ce titre, l’Ordre est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient ou qu’il confie, le cas échéant, à un tiers.
Par « renseignements personnels », il convient d’entendre tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou non, de l’identifier, tel que l’adresse courriel personnelle, la date de naissance, le numéro de membre, les renseignements bancaires, qui ne sont que quelques exemples. De façon générale, les renseignements personnels ne comprennent pas vos coordonnées professionnelles comme votre nom, votre titre, votre adresse, votre courriel ou votre numéro de téléphone au travail.
La présente Politique de confidentialité s’applique à toute personne qui visite nos plateformes numériques et utilise les différents services qui y sont présentés ou interagit avec nous par le biais de celui-ci ou de tout autre moyen technologique.
Elle vise à vous informer de la façon dont l’Ordre recueille, utilise, communique, conserve et détruit les renseignements personnels, dans la mesure prévue aux lois et règlements applicables au Québec à savoir :
- Code des professions (RLRQ, c. C-26);
- Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels lorsque les renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) sont détenus dans le cadre du contrôle de l’exercice de la profession;
- Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) lorsque les renseignements personnels sont détenus dans le cadre de ses autres fonctions et activités.
Renseignements personnels que nous recueillons
Dans le cadre de nos interactions avec vous, et dans le cadre de notre mission de protection du public et de ses autres activités, l’Ordre doit recueillir certains renseignements personnels vous concernant. Les renseignements personnels que nous recueillons sont nécessaires afin de vous offrir les services en lien avec notre mission et nos mandats. Ces renseignements varient en fonction des personnes auprès de qui ils sont recueillis :
- Auprès des candidats à la profession et des membres inscrits au Tableau de l’Ordre;
- Auprès des candidats qui postulent pour un emploi à l’Ordre;
- Auprès des visiteurs et des utilisateurs de notre site Internet et du Portail OIFQ.
Lorsque les utilisateurs consultent le portail sur la plateforme de notre fournisseur de services externe Connexence, un témoin de connexion ou un fichier témoin (cookie) « nécessaire » au bon fonctionnement de la navigation est stocké sur votre appareil ou navigateur. Ce cookie ne peut pas être désactivé et ne stocke aucune donnée personnellement identifiable. Ce fichier témoin habilite des fonctionnalités de base de la plateforme telles que la connexion des utilisateurs et la gestion des comptes. La plateforme ne peut pas être utilisée correctement sans l’utilisation des cookies nécessaires.
La plateforme utilise également des cookies « analytiques » pour améliorer l’expérience de l’utilisateur et pour comprendre ses habitudes d’utilisation de la plateforme. Ils aident à fournir des informations sur le nombre de visiteurs, le taux de rebond, la source de trafic, etc. Ces cookies ne seront stockés dans votre appareil ou sur votre navigateur qu’avec votre consentement préalable. La collecte de vos renseignements personnels sera donc réalisée uniquement si vous consentez à l’activation de ces outils technologiques. Lors de votre connexion sur la page d’accueil du portail, une bannière s’affichera et il vous sera possible de choisir d’activer ou de désactiver les cookies analytiques. Il vous sera également possible de personnaliser vos préférences en modifiant les paramètres de votre navigateur.
Finalité de la collecte et moyens par lesquels nous recueillons des renseignements personnels
Afin d’assumer son mandat de protection du public et ainsi remplir sa mission, l’Ordre doit recueillir vos renseignements pour notamment :
- Délivrer les permis d’exercice et contrôler l’exercice de la profession;
- Guider l’ingénieur forestier dans l’exercice de sa profession;
- Évaluer et veiller au maintien de la compétence des ingénieurs forestiers par l’inspection professionnelle et la formation continue obligatoire;
- Recevoir et traiter les demandes d’enquête issues du public ou d’autres ingénieurs forestiers;
- Contrôler l’exercice illégal de la profession et l’usurpation du titre d’ingénieur forestier;
- Pourvoir des postes au sein de son équipe administrative;
- Répondre à des demandes d’information de différentes natures en provenance du public, des membres et de divers organismes publics et privés;
- Produire des statistiques, des études et des recherches;
- Transmettre des communications, notamment à des fins réglementaires, en conformité avec la loi applicable.
Moyens par lesquels vos renseignements personnels sont recueillis
L’Ordre recueille vos renseignements personnels par le biais des moyens technologiques suivants : site Internet, courriels, formulaires et à l’aide des plateformes de notre fournisseur externe Connexence.
Consentement
En visitant notre site Internet ou encore en nous fournissant des renseignements personnels (par courriel, en remplissant un de nos formulaires en ligne, par téléphone, par nos réseaux sociaux), l’Ordre considère que vous consentez à la cueillette de ceux-ci, mais aussi à leur utilisation et à leur communication aux fins mentionnées ci-dessus.
Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels déjà collectés par l’Ordre. Vous pouvez exercer votre droit en nous faisant une demande écrite à cet effet soit par courriel à julie.bernier@oifq.com ou par écrit, à l’attention de Me Julie Bernier, à l’adresse suivante : 2750 rue Einstein, local 110, Québec (Qc) G1P 4R1. Le retrait de votre consentement pourrait nous empêcher de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains de nos services et des informations importantes.
Certains renseignements personnels ont un caractère public en vertu de la loi et par conséquent ne sont pas confidentiels et ne sont donc pas soumis aux règles de protection des renseignements personnels prévues par la loi et, par conséquent, l’Ordre peut les communiquer sans votre consentement.
Pour que l’Ordre puisse utiliser ou communiquer un renseignement personnel sensible, ce dernier suscitant un haut degré d’attente raisonnable à la vie privée en raison de sa nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison du contexte de son utilisation, l’Ordre doit obtenir votre consentement de manière expresse.
Utilisation et Communication
La règle générale est que vos renseignements personnels sont confidentiels. Ainsi, en aucun cas, l’Ordre n’utilise ni ne communique vos renseignements personnels sans votre consentement. Toutefois, en certaines circonstances, l’Ordre peut être tenu de communiquer vos renseignements personnels, sans votre consentement, aux autorités qui ont le droit de les exiger, pour se conformer à toute ordonnance d’un tribunal ou encore si nous croyons que la communication est nécessaire en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée ou encore pour prévenir un acte de violence, dont un suicide.
Conservation des renseignements personnels
L’Ordre conserve vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente pour répondre aux exigences légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales appropriées.
En général, vos renseignements personnels sont traités et hébergés au Québec.
Mesures de sécurité
L’Ordre protège vos renseignements personnels par des mesures de sécurité (physiques, techniques ou administratives) appropriées à la nature de ceux-ci et ce, afin d'éviter qu’une personne puisse y avoir accès, les utiliser, les communiquer à des tiers alors qu’elle n’y était pas autorisée ou encore afin de prévenir les pertes ou toute autre atteinte à la protection de ceux-ci.
Nous avons pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres de notre personnel qui doivent avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder. Nous nous assurons également que les tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels prennent les mesures pour assurer le caractère confidentiel des renseignements que nous leur confions et qu’ils ne les utilisent que pour les fins prévues à l’entente conclue avec eux et les gèrent conformément au cadre juridique applicable en la matière.
Accès et rectification à vos renseignements personnels
Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient à jour. Veuillez nous informer de tout changement quant à ceux-ci.
De plus, vous pouvez soumettre une demande :
- d’accès à vos renseignements personnels;
- de rectification de vos renseignements personnels;
- de retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels;
- de cessation de la diffusion de vos renseignements personnels, de désindexation;
- de portabilité (à partir du 22 septembre 2024)
en faisant parvenir une demande écrite à la responsable de la protection des renseignements personnels, soit par courriel à julie.bernier@oifq.com ou par écrit, à l’attention de Me Julie Bernier, à l’adresse suivante : 2750 rue Einstein, local 110, Québec (Qc) G1P 4R1.
Porter plainte
Nous reconnaissons l’importance de protéger vos renseignements personnels. Advenant le cas où vous souhaitez déposer une plainte quant à la protection que l’Ordre accorde aux renseignements personnels qu’il détient, vous pouvez le faire en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels soit Me Julie Bernier, à l’adresse courriel julie.bernier@oifq.com ou par écrit à l’adresse suivante : 2750 rue Einstein, local 110, Québec (Qc) G1P 4R1.
Nous contacter
Vous pouvez communiquer avec nous au sujet de la présente Politique de confidentialité ou encore formuler des commentaires, exercer vos droits, déposer une plainte en vous adressant à Me Julie Bernier par courriel à julie.bernier@oifq.com ou par écrit à l’adresse suivante : 2750 rue Einstein, local 110, Québec (Qc) G1P 4R1.
Date d’entrée en vigueur de la politique : 15 décembre 2023
Politique de confidentialité des renseignements personnels
